Presupuesto de una empresa

Hoy en día, son muchas las herramientas que tenemos disponibles para planificar nuestras vidas tanto en el ámbito personal como profesional. Especialmente, cuando vas a poner en marcha una idea de negocio y queremos obtener los mayores resultados. En ese contexto, tener conocimientos sobre cómo crear el presupuesto de una empresa nos ayudará a utilizar eficazmente nuestros recursos financieros, aprovechar las oportunidades en el mercado y, en consecuencia, superar a nuestros competidores

Por esos motivos, te presentaremos a continuación en qué consiste un presupuesto y te mostraremos además, una guía práctica para formular presupuesto de una forma inteligente.

¿Qué es un presupuesto de una empresa?

Es un documento donde se proyectan los ingresos y los gastos de una actividad económica. Por ese motivo, las cifras se expresan en términos monetarios y puede cubrir período de tiempo a corto o medio plazo. Sin embargo, los más comunes toman en consideración el largo plazo dependiendo de los requerimientos del negocio.

A pesar de lo anterior, este instrumento estratégico también puede emplearse en el ámbito personal y familiar para mejorar la situación financiera cada vez que sea necesario. Aunque varían de forma significativa en algunos de sus puntos. Un presupuesto personal siempre será más sencillo, ya que incluye menos partidas.

En los negocios, el contenido de un presupuesto puede variar entre una organización y otra, por lo que, es considerado como un documento muchas veces flexible que puede adaptarse a las condiciones del mercado. Sin embargo, en todos los casos, existen elementos comunes: un listado de ingresos previstos o estimados y un listado de gastos a los que debemos incurrir para lograr esas ventas.

Ver: ¿Cómo emprender un negocio?

La sencillez o la complejidad del proceso de elaboración del texto final dependen del tamaño de la organización. Otras variables son: sus políticas o normas, las partidas que lo componen, el período de tiempo cubierto y las condiciones macroeconómicas, por mencionar tan solo algunos.

A continuación veremos cómo crear un presupuesto de una empresa de manera fácil, rápida y correcta en tu planificación estratégica.

Paso 1: Describir el comportamiento de los ingresos

Conocer el comportamiento de las ventas pasadas en cuanto a volumen y valores monetarios nos ayuda a realizar proyectos e implementar estrategias de marketing. Si es una empresa en funcionamiento tendremos datos pasador para poder predecir cómo se van a comportar en el futuro.

En ese contexto, algunas de las fuentes de información más comunes son: los estados financieros, las facturas de ventas, los recibos, los reportes de ventas y cualquier otro documento similar.

Paso 2: Describir el comportamiento de los gastos

presupuesto de una empresa
Los costes financieros son importantes

Para conocer el comportamiento de los gastos, debes describir los costes y los gastos de la empresa durante un período determinado. En este caso, puedes consultar las nóminas del personal, las facturas de compras, los reportes, los contratos y cualquier otro documento similar. Existen costes fijos y costes variables, éstos últimos depende de la producción.

Es posible que necesites financiación inicial para poner en marcha tu empresa. Además, hay empresas que son intensivas en capital y necesitan tener una gran cantidad de caja para que el negocio funcione. Este tipo de gastos pueden ser muy importantes dependiendo de los tipos de interés y si hemos conseguido inversores externos.

Relacionado: Formas de financiar tu empresa

Una vez tengas identificadas las partidas que conforman los ingresos y los gastos, a través de un análisis interno y externo, puedes comenzar a proyectar en términos monetarios las actividades que vas a realizar.

Paso 3: Realizar un análisis externo

Como sabes, todas las organizaciones están inmersas en un ambiente dinámico y cambiante donde el éxito depende de fuerzas o factores incontrolables. Nuestra obligación es tener en cuenta todas las variables externas posibles. Poniéndonos en todos los escenarios posibles prepararemos a nuestra empresa para cualquier circunstancia.

A través de un análisis externo, puedes comprender de qué manera las variables políticas, económicas, sociales, tecnológicas, ecológicas y legales (Análisis PESTEL) influyen en tu presupuesto y, consecuentemente, en tu negocio. Muchas de las variables son impredecibles pero podemos sacar conclusiones viendo su comportamiento pasado y su previsión futura.

Por ese motivo, algunos de los indicadores macroeconómicos más importantes que debes considerar son: Índice de Precios al Consumidor (IPC), PIB, tasas de interés (activa y pasiva), impuesto de sociedades o  impuesto al valor añadido (IVA), por mencionar tan solo algunos.

Paso 4: Formular objetivos financieros

Una vez efectuados ambos análisis, puedes establecer tus objetivos financieros. Recomendamos que los objetivos sean conservadores en un primer momento. Siempre habrá tiempo de revisarlos si es necesario.

Recuerda que, ellos forman parte de tu plan de negocios y, por lo tanto, deben tener relación con los objetivos de las demás áreas de la empresa. Por ejemplo: marketing, recursos humanos o producción.

Para tener resultados satisfactorios, tus objetivos deben ser realistas, medibles y alcanzables.

Paso: 5: Elaborar el presupuesto de ventas

A partir de este momento, comienzas a realizar las estimaciones que justifican la existencia de los presupuestos.

En ese contexto, puedes usar los siguientes métodos para hacer las proyecciones en cuanto a las ventas de productos o a la prestación de servicios:

  • Los registros históricos de las ventas.
  • Los estados o informes financieros.
  • Los pronósticos de la demanda.
  • Los reportes oficiales de tu sector o actividad económica.
  • Cualquier otro que consideres oportuno.

Indistintamente del método seleccionado, debes asegurar la veracidad y pertinencia de los datos utilizados. Así, podrás sustentar tus estimaciones de manera objetiva y reducirás el riesgo de tu inversión.

Paso 6: Elaborar el presupuesto de producción

Este documento describe qué se va a producir en un período determinado y en condiciones concretas. Por ese motivo, se elabora a partir de las proyecciones de ventas. En otras palabras, transforma el volumen de ventas en unidades producidas.

presupuesto de una empresa

Con este presupuesto, se calculan los costes de producción, tanto directos como indirectos, para alcanzar las ventas deseadas y conseguir los resultados esperados.

Para crear este documento, se toman en consideración factores como: el personal requerido en el proceso productivo, las horas de trabajo necesarias, la materia prima, los insumos y cualquier otro componente de la producción.

Paso 7: Elaborar el presupuesto de compras

Cómo imaginas, este presupuesto forma parte del presupuesto de producción y, por lo tanto, necesita las proyecciones de ventas para hacer cálculos objetivos.

Algunos de los aspectos más importantes que debes considerar en este caso son: el abastecimiento (en cuanto a cantidad y calidad), la programación de los pedidos y los inventarios.

Para  realizar este presupuesto, puedes recurrir a los registros históricos de los proveedores o contactar a nuevos proveedores, mediante llamadas telefónicas, visitas, correos electrónicas, redes sociales o demás plataformas digitales y, posteriormente, recibir las cotizaciones de los bienes y/o servicios que necesitas.

Ver: ¿Cuándo emprender?

Paso 8: Elaborar el presupuesto de distribución

Contiene los costes que la empresa asume para generar valor agregado durante el proceso de venta. La distribución es cómo llega el producto al cliente final. Algunos de los más importantes son:

  • Los sueldos y salarios de los vendedores y demás empleados del departamento.
  • Comisiones de ventas.
  • Alquiler de medios de transporte (fletes).
  • Publicidad.
  • Sueldos en el área de marketing.
  • Suministro de combustible.
  • Depreciación de los equipos utilizados en el departamento de marketing, ventas o comercial.

Paso 9: Elaborar el presupuesto de gastos de administración o de gastos administrativos

Contiene aquellos gastos que no forman parte del proceso productivo ni del proceso de venta. Por lo tanto, están representado por los costes que la empresa realiza para mantenerse funcionando; siendo los más importantes:

  • El salario del personal administrativo.
  • Material de oficina.
  • Arrendamiento de inmuebles.
  • Servicios públicos.
  • Servicios jurídicos y contables.
  • Tasas e impuestos.
  • Depreciación de equipos informáticos.

Paso 10: Crear el presupuesto de una empresa

Una vez hayas elaborado los presupuestos descritos anteriormente y tomar en consideración los gastos financieros en tus proyecciones, llega el momento de “unirlos” para elaborar el presupuesto general de la empresa.

presupuesto de una empresa
Un presupuesto nos ayuda a llevar mejor nuestro negocio

Posteriormente, debes  calcular la diferencia entre los ingresos y los gastos. Si el primero resulta mayor al final del ejercicio económico, entonces existe un superávit. En caso contrario, va a existir un déficit y, por lo tanto, endeudamientos.

En la actualidad, existen numerosas herramientas tecnológicas para llevar a cabo tales actividades de una manera rápida, segura y ordenada. Sin embargo, puedes recurrir también a herramientas tradicionales como: la calculadora, una libreta con suficientes hojas disponibles y un lápiz o lapicero.

Importancia del presupuesto de una empresa

Como sabes, el proceso de elaboración de este instrumento financiero y estratégico puede variar dependiendo de las características de cada empresa. Un presupuesto no puede ser igual para una empresa industrial que para una del sector turístico. En cada caso hay que fijarse en las características propias del negocio. Algunas empresas requieren mucho coste en maquinaria y equipamientos, otras pueden tener el 90% de su gasto concentrado en gastos de personal.

De esa manera, se convierte en una herramienta muy útil para tener una visión integral del negocio y de los recursos que se necesitan para alcanzar los objetivos propuestos. Recuerda que será mejor que seas conservador con los ingresos presupuestados y generosos con los costes. Es mejor pecar de «pesimista» y tener un margen de seguridad en el caso de que las cosas no vayan como habíamos previsto.

Si puedes incorporar otra etapa durante el proceso, ¿cuál sería?. Por cierto, recuerda que, si compartes este artículo, otros emprendedores pueden tener acceso a este contenido. De esta manera, podemos continuar con el proceso de formación y aprendizaje sobre cómo crear un presupuesto de una empresa para la planificación estratégica de tu negocio.

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